Verslo renginių organizavimas: reikia ne milijonų, o fantazijos!

• 
• 
• 
• 
• 
• 

Įsivaizduokite: į Jūsų kompanijos produkcijos pristatymą atvyko ilgai laukti stambūs verslo partneriai iš užsienio. Arba įmonės vakarėlyje kalendorinių švenčių proga dalyvauja keli potencialūs klientai. Suprantama, kad tokiomis progomis norisi sklandaus ir tiesiog idealaus renginio proceso. Deja, šiais laikais visur skubėdami, matydami krūvas darbų ant stalo, apie verslo renginio organizavimą, juolab apie jo struktūrą, ne visada susimąstome. Kam galima pavesti šią užduotį? Kas tai per procesas?                                               

Kas tai yra ir kam reikalinga?

Verslo renginiai - tai renginiai, orientuoti į verslo žmones. Priklausomai nuo renginio pobūdžio ir jo tikslų, jie būna mažesni ar didesni, vidiniai ir išoriniai.

• Vidiniai įmonės renginiai paprastai būna nedideli. Tai įmonės šefo gimtadienis, kolegų gimtadieniai, kalendorinių švenčių minėjimai įmonės kolektyve ir uždaros įmonės šventės kitomis progomis (jubiliejiniai įminės gyvavimo metai, didelio kontrakto sudarymas ir pan.).
• Išoriniai įmonės renginiai - didesni. Tai naujos įmonės produkcijos pristatymas, naujo filialo atidarymas, prezentacijos.
• Masiniai renginiai, kur dalyvauja daugiau kaip 500 dalyvių. Tokio masto renginių pasitaiko gana retai. Tuomet didelis dėmesys skiriamas renginio dalyvių saugumui, informacinei medžiagai, operatyviai logistikai.

Verslo renginiai pirmiausia reikalingi tam, kad jie reprezentuoja įmonės įvaizdį. Jie padeda reklamuoti produktus, pritraukti potencialių klientų. Neformalioje renginių aplinkoje žmonės tampa atviresni vienas kitam, pradedama lengviau bendrauti, užmezgama naujų pažinčių, kurios gali būti naudingos darbui ir karjerai. Toks bendravimas, kurio metu galima pristatyti savo įmonės veiklą, dar vadinamas reklama „iš lūpų į lūpas", kuri kompanijų praktikoje pasitvirtina kaip gana efektyvi. Todėl šiuos renginius galima priskirti vienam iš rinkodaros elementų.

Pavykusio renginio bruožai

Kokybiškas renginys pasižymi šiais bruožais: tinkamos vietos parinkimu, geru vedėju, vientisumu, režisūra, geru valgiaraščio sudarymu, nepriekaištingai veikančia technika ir maloniomis smulkmenėlėmis.

Vedėjas. Net 70% renginio sėkmės priklauso nuo jo. Jis turi būti originalus, šmaikštus, greitos orientacijos, mokėti suvaldyti publiką. Tačiau vienas vedėjas viso renginio eigos valdyti negali, kaip ir negali būti už viską atsakingas. Jis paprastai tampa pagrindiniu verslo renginių organizatorių padėjėju.

Vieta. Graži ir maloniai nuteikianti aplinka daro itin didelį poveikį dalyviams.

Scenarijus ir renginio režisūra. Jie turi būti kruopščiai apgalvoti, suderinti su renginio tema ir tikslais.

Valgiaraščio sudarymas. Patiekalų neturi būti per daug, tačiau jie turi būti skanūs ar įmantriai pagaminti. Jei dar žinote dalyvių mėgstamus patiekalus, Jums bus lengviau parinkti meniu.

Technika. Ji naudojama dėl informatyvumo, kad renginio dalyviai galėtų lengviau ir greičiau suprasti jiems skirtą informaciją. Todėl technika turi netapti kliūtimi, o tik padėti - prieš renginį ji turi būti kruopščiai patikrinta. Tai dažniausiai naudojama per kompanijų prezentacijas, naujų produktų pristatymus arba tarptautiniuose renginiuose, kai yra užsieniečių, kuriems reikia pasisakymų vertimo į lietuvių kalbą, kam naudojami ausinukai su kalbų parinktimis ir pan.

Smulkmenėlės. Net ir verslo renginiuose galima prasimanyti įvairių netikėtumų.Tarkime, malonu, kai prie įėjimo į šventės vietą tau užriša kaspinėlį arba moterims įteikia po nedidelę rožę.

Kaip pasirinkti organizatorių?

Šiomis dienomis renginių organizavimo rinkoje konkurencija didelė. Atsirado įvairių, mažesnių ir didesnių, įmonių, siūlančių šias paslaugas. Tad kaip pasirinkti tinkamą organizatorių ir išvengti papildomų keblumų pasirinkus ne profesionalą?

Pirmiausia atsižvelkite į savo poreikius, renginio tikslą/tikslus. Susirašykite punktus, kuo tas renginys jums gali būti naudingas, kokie žmonės jame svarbūs, ko iš jų bendravimo bus siekiama, ar bus užmezgamos naujos pažintys. Jei taip - kas iš to gali išsirutulioti, kokį dėmesį reikėtų skirti atitinkamiems žmonėms.

Tada įvertinkite  šias paslaugas siūlančių įmonių patirtį. Svarbu, kiek metų dirbta šioje srityje, kokie ir kokio masto, pobūdžio renginiai suorganizuoti. Iš piršto laužti renginių neišeitų - galima lengvai išsiaiškinti apie suorganizuotų renginių kiekį ir kokybę. Iš pateiktų renginių sąrašo reikėtų paklausti apie tam tikro renginio detales - kiek ir kokie žmonės ten dalyvavo, koks buvo renginio vedėjas, kokia programa. Gero verslo organizatoriaus darbo iš knygų neišmoksi. Čia 80% tenka praktikai, tik 20% -  teorijai.

Paprašyti pateikti rekomendacijas. Tada susisiekti su klientais, kuriems buvo suorganizuoti renginiai, paklausti jų nuomonės. Iš pokalbio reikėtų suprasti, ar ši veikla organizatoriui patinka ir kiek patinka, ar jis - srities profesionalas.

Beje, gerai suorganizuoti renginį gali tik mėgstantys savo darbą specialistai. Jie turi pasižymėti tokiomis savybėmis: dideliu iniciatyvumu, energingumu ir mokėjimu palaikyti gerą nuotaiką. „Kodėl pasirinkau tokią profesiją? Man patinka dirbti su žmonėmis, ir kai reikia, suvaldyti didžiulę minią, jaučiu pasitenkinimą tuo. Todėl man asmeniškai didelius renginius vesti įdomiau", - teigia Ž. Morazienė. Pasak jos, ji jau nuo smėlio dėžės organizuodavo vaikams žaidimus, nuo mažens buvo aktyvi įvairios veiklos dalyvė, daug sportavo, penkiolika metų lankė šokius.       

Ko reikėtų vengti?

Renginio organizavimą pavesti kuriam nors iš darbuotojų. „Taip nukenčia to darbuotojo pirmaeilės pareigos ir kai kurie firmos interesai, nes prarandamas laikas. Kai virš galvos „kybo" didžiulis renginys, darbuotojas dažnai nežino, nuo ko pradėti. Tada jis pasimeta, puola į paniką. Todėl vienareikšmiškai siūlau šį darbą pavesti verslo renginius organizuojančiai agentūrai. Kiekvienas turi atlikti savo darbą", - įsitikinusi Žiginta Morazienė, šioje srityje dirbanti jau dešimt metų. Per šiuos metus sukaupta didelė duomenų bazė su įvairiais šou atlikėjais, renginių vedėjais, todėl vadovė gali iš karto pasakyti, kas kokiam renginiui tinka.

Neapgalvoto biudžeto. Norint surengti kokybišką ir įsimintiną renginį, biudžetas turi būti labai gerai apskaičiuotas. Kiekvienu atveju tai susitarimo reikalas su pasirinktu renginių organizatoriumi - priklausomai nuo renginio pobūdžio, dydžio, reikalavimų. Pavyzdžiui, už penkis tūkstančius litų didžiulio kokybiško renginio suorganizuoti nepavyktų. Technikos, salės nuoma, valgiaraščio sudarymas, salės papuošimas, mokestis organizatoriui - iš tokių ir panašių bruožų susideda bendra suma. Jei manote, kad, norint suorganizuoti gerą renginį, reikės investuoti didelius pinigus, neišsigąskite - šiuo atveju reikia ne milijonų, o fantazijos!

Renginio organizavimui skirti mažai laiko. Geram verslo renginiui suorganizuoti reikia maždaug trijų mėnesių. Per juos surenkama pakankamai informacijos apie įmonę, suplanuojama, apgalvojama kiekviena, net ir menkiausia, detalė.  Pasitaiko ir skubių atvejų, kurių niekas negali numatyti, sakykime, kai per renginį, kuris vyksta jau sutemus, ima ir dingsta elektra. Tokiais ir panašiais atvejais gali pagelbėti tik profesionalų patirtis.

Pasitikėjimo trūkumo įmonių organizatoriais. Jei nepasitikima pasirinkto organizatoriaus darbo našumu ar kokybe, vadinasi, įmonės vadovas nesurinko pakankamai informacijos apie jį. Arba per pokalbį su verslo organizatoriumi nebuvo abipusio įsiklausymo, supratimo ar didelio noro bendradarbiauti. Tam tikrais atvejais abipusį požiūrį formuoja simpatijos.

Justė Gaudinskaitė

anonsas.lt

UAB "Žiginta" archyvo nuotraukos