Įmonės šventės – nuo ko pradėti ir kaip užbaigti

Daugelyje įmonių šventės – įprastas dalykas. Ką įmonė švenčia, priklauso nuo jos veiklos, tradicijų, darbuotojų tarpusavio santykių, įmonės klimato ir pan. Įmonių šventės gali būti įvairaus pobūdžio, pvz., įmonės veiklos jubiliejus, atidarymas, verslo susitikimai, priėmimai, pobūviai, tradicinės įmonės šventės, teminiai vakarai, Kalėdos ar kitos metų šventės, produktų ar paslaugų pristatymai.

Renginiai kaip marketingo ir ryšių su visuomene priemonė, padeda kompanijoms siekti įvairių tikslų: bendrauti su reikalingais žmonėmis, kurti santykius tarp produkto ir kliento, formuoti jo nuomonę, kurti ir palaikyti įmonės įvaizdį, formuoti darbuotojų motyvaciją ir kompanijos vertybes.

Mūsų laikais šios šventės – tai priemonė komandos kūrimui, motyvacijai ir vienas reikšmingiausių įvykių įmonės gyvenime. Įmonės renginiai visų pirma reikalingi draugiškai atmosferai kolektyve sukurti, žmogiškiems ryšiams tarp jo narių užmegzti ir lengviau pajusti kiekvieno nario indėlį, siekiant bendro tikslo. Šventė taip pat skirtos pademonstruoti konkurentams, partneriams ir sau, kokia jų įmonė puiki. Pagal šiuos bruožus bendrovių renginius galima suskirstyti į vidinius ir išorinius. Remiantis mokomąja litaratūra, tokių švenčių etiketo taisyklėmis bei organizatorių patirtimi, įmonių šventes galima suskirstyti ir į kitas dvi kategorijas: pirma, pagal jų ideologiją, tikslą, kurio jas organizuojant siekiama, ir antra, pagal renginio tipą.

Ideologiniai renginiai gali būti skirti:

- partneriams, klientams, valstybės veikėjams ir pan.;
- darbuotojams.

Pagal renginio tipą jie gali būti:

- pristatymai, atidarymai;
- iškylos;
- proginiai ir pramoginiai renginiai;
- banketai, furšetai.

Renginių sėkmę lemia keletas veiksnių:

- vietos parinkimas;
- programos ir scenarijaus sudarymas;
- svečių užimtumas;
- renginio vedėjas;
- techninis aprūpinimas;
- pobūvio meniu;
- aplinkos papuošimas.

Pirmiausia reikėtų pagalvoti, ar apskritai reikalinga kokia nors programa rengiamoje šventėje. Dažnai atsakymas gali būti – ne, nereikia, nes dažnai tai gali tik sutrukdyti smagų kolegų pasisėdėjimą. Tačiau tai tinka tik šeimyniniams suėjimams arba mažam (10–15) ir labai draugiškam žmonių kolektyvui, kur smagiausia yra pašnekesiai ir tarpusavio bendravimas. Kitu atveju gerai parengta programa, puikus vedėjas ir t. t. padeda suvienyti kolektyvą ir pralinksmina paniurėlius, padeda sukurti tam tikrą nuotaiką, o tokiose šventėse teigiamas nusiteikimas ir gera nuotaika yra svarbiausia. Visų pirma reikia pasirinkti tinkamą vietą renginiui. Po to svarbios renginio organizavimo techninės galimybės - aparatūros prijungimas, scena, stalų ir kėdžių išdėstymas ir t. t. Labai svarbu yra programa, kuri lydi šventę ir ją papildo. Svarbus yra ir salės papuošimas, sukuriantis šventišką nuotaiką. Puošti galima įvairiai – balionais, gėlėmis, girliandomis ir t. t. Taip pat svarbus ir salės apšvietimas. Labai didelę reikšmę šventės sėkmei turi gera garso aparatūra ir profesionalus vedėjas. Turėti gerą aparatūrą svarbu dėl keleto priežasčių:

- jei susirinko didesnė publika, mikrofonas – būtinas gerai akustikai;

- suteikiama galimybė pasirodyti artistams, atlikėjams;

- foninė muzika padeda užpildyti tylos pauzes;
- organizuoti šokius ir reaguoti į svečių užsakymus.

Nuo vedėjo asmeninio žavesio ir profesionalumo priklauso šventės sėkmė. Tostų seka, scenarijus, sveikinimai, konkursai – visa tai priklauso nuo vedėjo.

Svarbiausia yra renginio scenarijus. Kiekvienos šventės dalys turi turėti pradžią ir pabaigą. Svarbiausia – gerai užpildyti "vidurį", kad nebūtų pauzių ir svečiams netektų nuobodžiauti. Pirmiausia reikia numatyti svečių rinkimosi laiką. Neišvengiamas ir svečių vėlavimas, todėl susirinkimui reikia skirti pusvalandį. Tačiau susirinkusieji neturėtų nuobodžiauti, todėl pirmiausia reikia pagalvoti, kuo juos užimti. Galima suruošti, pvz., sutikimo vaišes. Svarbu, kad nuo pirmųjų akimirkų būtų kuriama šventinė atmosfera, pvz., gali groti lengva muzika. Muzikos stilių geriausia parinkti pagal svečių skonį. Tai gali būti smuikininkų kvartetas, diksilendas ir t. t., tik ne vestuvių muzikantai. Susirinkus svečiams, vakaro vedėjas pradeda programą ir trumpai ją pristato. Pasisakyti pirmiesiems suteikiamas žodis įmonės vadovams. Programa gali būti sudaryta iš 3–4 dalių po 20–30 minučių, o pertraukos tarp jų – apie 15–20 minučių. Per pirmąsias dvi pertraukas gali groti svečius pasitikęs kolektyvas, vėliau reikėtų pereiti prie šokių muzikos. Kiekvieną dalį gali sudaryti keli numeriai. Tarp numerių pasisako vedėjas: sako tostus, suteikia žodį vakaro dalyviams, rengia konkursus ir pan. Tačiau nereikia skubėti rengti įvairių konkursų: turi būti praėjusi maždaug valanda nuo renginio pradžios, nes svečiams reikia laiko apsiprasti ir pralinksmėti. Pati svarbiausia yra paskutinė renginio dalis, todėl ji turi būti įspūdingiausia. Tai gali būti ypatinga dovana, fejerverkai. Programa su pertraukomis ir šokių pauzėmis turėtų tęstis ne ilgiau kaip 3–3,5 valandos. Programos metu pralinksmėję žmonės toliau nori šokti ir bendrauti tarpusavyje. Po programos kai kas išeis namo, o patys ištvermingiausi linksminsis dar 2–3 valandas. Visas renginys gali trukti apie 5–6 valandas.

Kuriant programą reikia atkreipti dėmesį į:

- šventės progą;

- šventės vietą;
- svečių skaičių;
- socialinį statusą;
- svečių amžių;
- vyrų ir moterų santykį.

Tik atsižvelgus į visus šiuos faktorius galima sukurti sėkmingą programą. Kiti svarbūs dalykai, kurie turi būti apsvarstyti, – tai šventės meniu ir salės dydis. Renginio salė turi būti ne per didelė, nors, žinoma, puiku, jei bus daug vietos norintiems šokti, bet didelėje salėje svečiai išsibarsto ir tai gali trukdyti sklandžiam bendravimui. Per maža salė greičiau sutelkia svečius, tačiau atsiranda daug problemų norintiems pašokti.

Taip pat reikia nepamiršti šventės įamžinimo fotografijų arba vaizdo medžiagos ir pasirūpinti transportu, jei prireiktų svečius išvežioti po renginio į namus.

Kategorijos: Įmonių švenčių organizavimas, Koncertų ir renginių organizavimas, apšvietimas, įgarsinimas, techninės paslaugos, Pramogos, renginių organizavimas, Dovanos darbuotojams ir vadovui, Konferencijų, seminarų salės